Jak archivovat e-maily a načítat archivované e-maily v aplikaci Outlook

Jako IT expert se mě často ptají, jak archivovat e-maily a načítat archivované e-maily v Outlooku. Zde je rychlý přehled, jak udělat obojí. Chcete-li archivovat e-maily v aplikaci Outlook, musíte nejprve vytvořit archivní složku. Chcete-li to provést, klikněte na kartu Soubor a vyberte možnost Nová složka. Pojmenujte složku 'Archiv' (nebo jakkoli chcete) a klikněte na OK. Jakmile vytvoříte složku archivu, můžete do ní začít přesouvat e-maily. Chcete-li to provést, vyberte e-maily, které chcete archivovat, a poté na ně klikněte a přetáhněte je do archivní složky. Případně můžete kliknout pravým tlačítkem na vybrané e-maily a vybrat Přesunout > Archivovat. Chcete-li načíst archivované e-maily, jednoduše přejděte do složky Archiv a dvakrát klikněte na e-mail, který chcete otevřít. Můžete také kliknout pravým tlačítkem na e-mail a zvolit Otevřít.

V dnešní době dochází k neustálé výměně e-mailů mezi jednotlivci, firmami atd., což vedlo k nárůstu objemu dopisů v našich schránkách. Spravovat velké množství e-mailů a pokaždé je přijímat je obtížné. Tak, k vyřešení tohoto problému, koncept Archivace e-mailů vznikl. Podívejme se, co to je a jak můžete archivovat e-mail v aplikaci Microsoft Outlook 2019/2016.

Co je archivace e-mailů

Archivace e-mailů je proces správy e-mailů, který systematicky zpracovává a ukládá vaše e-maily. Trvale ukládá a chrání vaše data bez ztráty dat. Obvykle, když archivujete e-mail, zmizí z vaší doručené pošty, aniž by byl smazán a uložen do složky Archivní složka . E-maily, které nechcete smazat, protože je budete v budoucnu potřebovat, lze archivovat. V případě potřeby lze všechny e-maily v archivní složce obnovit, aby nedošlo ke ztrátě důležitého obsahu. Archivace přesune e-maily ze síťového poštovního serveru do vašeho místního počítače.

Jak archivovat e-maily v Outlooku

OTEVŘENO Microsoft Outlook , klikněte na Start a přejděte dolů na Výhled otevři to.

Přejděte do doručené pošty a otevřete e-mail, který chcete archivovat. Když se váš mail otevře, uvidíte Archiv v panelu nabídek v horní části vaší poštovní schránky.

lis Archiv a všimnete si, že váš e-mail zmizel z vaší doručené pošty. Všechny takové e-maily najdete v Archiv složku, kterou vidíte v levém podokně. Kliknutím na složku archivu je zobrazíte.

defaultuser0

Konkrétní e-mail, který hledáte, můžete vyhledat ve vyhledávacím poli výše. E-maily můžete filtrovat a třídit je od nejnovějších po nejstarší podle vašich požadavků. E-maily můžete také uspořádat podle data, velikosti, předmětu, důležitosti, kategorií a dalších.

cutepdf windows 10

Archivace e-mailů v Outlooku je velmi snadná a tím pádem i efektivní.

Hromadná archivace e-mailů v Outlooku

Chcete-li hromadně archivovat e-mail v Outlooku, otevřete Soubor > Informace > Nástroje a vyberte Odstraňte staré položky .

Vybrat Zkomprimujte tuto složku a všechny podsložky a vyberte složku, kterou chcete komprimovat.

Poté v části „Archivovat položky starší než“ zadejte datum.

Vyberte Zahrnout položky s Nepoužívat k archivaci automatickou archivaci je označena možností .

Klepněte na tlačítko OK a ukončete.

Číst : Jak Automatická archivace starých položek v aplikaci Microsoft Outlook .

jak převést měnu v aplikaci Excel

Jak načíst archivované e-maily v aplikaci Outlook

Přístup k archivovaným e-mailům v aplikaci Microsoft Outlook:

1. Otevřete aplikaci Outlook
2. Vyberte e-mailovou adresu
3. Klepněte na složku archivu
4. Zde uvidíte všechny své archivované e-maily.

Doufám, že vám tento příspěvek pomůže.